Warum Ihre Eigentümerversammlung bereits ab 13 Uhr stattfindet…

In unseren Verwalterverträgen haben wir die Regelung getroffen, dass Eigetümerversammlungen bereits ab 13 Uhr einberufen werden dürfen. Warum haben wir das gemacht? Hier möchten wir versuchen Ihnen die Sicht und Entscheidungen der Verwaltung näher zu bringen. Unsere Telefonzeiten haben wir bereits so gewählt, dass unsere Mitarbeiter möglichst immer für Sie erreichbar sind, um in den Nachmittagsstunden in Ruhe Abrechnungen erstellen, Außentermine wahr nehmen oder die aufgestaute Arbeit des Vormittags erledigen zu können. Dies ist im Telefonbetrieb zwischen den üblichen Mängelmeldungen und Rückfragen zu laufenden Maßnahmen nicht möglich. Bezüglich der Eigentümerversammlung wurde Ihr Einladungstermin nicht aus einer Laune heraus auf die angegebene Uhrzeit gelegt. Es treffen hierbei viele Faktoren zusammen. Grundsätzlich ist es einmal wichtig den Feierabend unserer Mitarbeiter zu schützen. Natürlich könnten wir unseren Mitarbeitern am nächsten Vormittag freigeben. Ein personell unterbesetztes Verwalterbüro am Vormittag schadet jedoch dem laufenden Betrieb und somit dem Tagesgeschäft. Zudem ist es nicht leicht, den Familien zu erklären, dass die Abende von Januar bis Juni (oder noch länger) den Eigentümern gehören sollen. Da auch bei uns der Fachkräftemangel kein Halt nimmt, muss es selbstverständlich sein, proaktiv für die Work-Life-Balance unserer Mitarbeiter einzutreten. Weiterhin müssen wir ziemlich viele Versammlungen im Jahr organisieren, für Sie ist dies in der Regel nur ein Termin im Jahr. Vergessen Sie hierbei nicht, es geht um Ihr Eigentum und damit um Ihr Geld. Seien Sie ehrlich. Können Sie nachvollziehen, warum es rund um den Termin der Eigentümerversammlung so viele Diskussionen gibt? Eine Immobilie ist so ziemlich das Wertvollste, was ein Mensch in seinem Leben kauft und besitzt. Geht es aber darum, im Rahmen einer Eigentümerversammlung Zeit für die eigene Wertanlage aufzuwenden, werden viele Eigentümer plötzlich geizig. Diese Diskrepanz mussten auch wir in den letzten Jahren zunehmend feststellen. Gleichzeitig werden aber die „Gesetze“ anderer Branchen akzeptiert, Urlaubs- oder Arbeitszeit investiert, um dort einen Termin wahrzunehmen. Oder haben Sie schonmal mit dem TÜV für die HU Ihres Autos einen Ausnahmetermin um z.B. 20.30 Uhr vereinbart? Auch ein Zahnarzt macht keine Überstunden am Abend, weil der Patient den Termin zur Zahnreinigung am Tag nicht schafft. Diese Beispiele lassen sich endlos weiterführen. Wir sind gerne Verwalter, aber betreuen Gemeinschaften nicht um jeden Preis. Bei der Zusammenarbeit sollte nicht nur die Größe der Gemeinschaft wichtig sein, sondern viel mehr gegenseitige Wertschätzung, Kommunikation auf Augenhöhe und die Kooperationsbereitschaft. Nur so können wir unsere internen Prozesse sowie die Strukturen rund um die Eigentümerversammlung laufend optimieren und es werden Ressourcen frei, um auch kleinere Gemeinschaften kostendeckend zu verwalten. Auch die Berufsverbände wie der VDIV (Verband der Immobilienverwalter Deutschland) empfehlen für eine effiziente Immobilienverwaltung die Eigentümerversammlungen in die normale Arbeitszeit zu verlegen und abendliche Versammlungen nur in Ausnahmefällen durchzuführen. Die Corona-Pandemie hat uns ebenfalls gelehrt, dass eine effiziente Planung der Versammlungen unumgänglich geworden ist. So können an einem Tag auch drei, statt nur einer Versammlung abgehalten werden. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.